Każdy kto prowadzi firmę, ale również i większość osób dokonujących zakupów przez internet, miał styczność przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w w księdze przychodów i rozchodów?
Po łacinie pro forma oznacza „prowizorycznie”, dlatego nieraz można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Wypada natomiast zatrzymać ją dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący formą zaproponowania konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia nabycia artykułów czy wykonania usługi, czyli zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, bo tyczy się sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie była zrealizowana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą nadal podlegać negocjacjom.
Proforma nie zwalnia z konieczności dostarczenia stosownej faktury VAT
Faktura proforma wygląda i posiada te same dane co faktura VAT, miedzy innymi:
- dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
- miejsce oraz datę jej wystawienia,
- nazwę towarów lub usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
- stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o kwocie naliczonych rabatów,
- wskazanie terminu wykonania usługi lub dostarczenia towaru,
- określenie terminu zapłaty.
By łatwo można było odróżnić ten dokument od stosownej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy także mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w przypadku, gdy odbiorca przeleje już zaliczkę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.